Ihr neues Hinweisgebermanagement bei 250 bis 499 Mitarbeiter?
Das Hinweisgebersystem besteht aus zwei Bausteinen. Teil 1 ist eine öffentliche, zu Ihrem Organisationsnamen passende, Internetadresse. Dort ist das abgeben einer Hinweismeldung möglich:
Im ersten Schritt erhält der Hinweisgeber die grundlegenden Informationen zu einer Hinweismeldung. Über diese Seite kann er sich auch jederzeit wieder anonym anmelden um den Stand seines Hinweises nachzuverfolgen. Die Texte sind vorformuliert und können angepasst werden. Die Seiten sind auch mit Ihrem Logo und Anpassung der Farben auf Sie angepasst.
Im zweiten Schritt erfolgt die Information zur anonymen Abgabe des Hinweises und der Verweis darauf, wie die Daten verarbeitet werden. Auch hier ist der Text vorformuliert und kann angepasst werden.
Schritt 3 bittet den Hinweisgeber um eine Auswahl der entsprechenden Kategorie, was die Bearbeitung und Zuordnung des Hinweises erleichtert. Die Kategorien können ebenfalls angepasst werden.
Schritt 4 umfasst alle notwendigen Möglichkeiten zur Erfassung des Hinweises. Bis auf die Pflichtangaben kann vieles angepasst oder individualisiert werden.
Um die Meldung einzureichen, wird im letzten Schritt noch ein Passwort erstellt und darauf hingewiesen, dass dieses Passwort gemeinsam mit der Meldungsnummer die weitere anonyme Kommunikation ermöglicht.
Wollen Sie es selbst testen, wie einfach es ist, einen Hinweis zu erstellen? Hier klicken, um einen Testhinweis zu erstellen.
Jährliche Zahlung
1000,- € pro Jahr
1/2-jährliche Zahlung
550,- € pro Halbjahr
1/4-jährliche Zahlung
290,- € pro 1/4-Jahr
1/12-jährliche Zahlung
100,- € pro Monat
Teil 2 ist das interne System, das sogenannte Backend, in welchem die gemeldeten Vorfälle ver- und bearbeitet werden können.
Im Backend finden Sie im Cockpit eine Grafik über die Anzahl der Meldungen der vergangenen Monate. In den Hinweisen finden Sie alle Meldungen, den aktuellen Stand dieser Meldungen und können diese von dort aus verwalten. Selbstverständlich sind über verschiedene Benutzerrollen die Zugriffe regulierbar, Hinweise können auch einzeln von berechtigten Personen zur Einsicht für andere gesperrt werden.
In der Detailansicht einer Meldung sehen Sie alle Hauptinformationen zu der Meldung und können dort den Status anpassen oder auch ein internes Aktenzeichen hinterlegen. Im Fall einer anonymen Meldung bleiben Name und E-Mail-Adresse des Hinweisgebers leer.
Ebenso in der Detailansicht ist auch, wie vom Gesetzgeber verlangt, die vollständige Kommunikation zu dieser Meldung hinterlegt. Auch mit einem anonymen Hinweisgeber kann hierüber kommuniziert werden.
Natürlich sind in der Detailansicht auch die weiteren Details zur Meldung zu finden.
In der Detailansicht ist es ebenso möglich, interne Kommentare zu hinterlegen.
Wie in dem Bild sichtbar, werden in den Einstellungen vom Backend verschiedene Möglichkeiten angeboten, das Hinweisgebersystem an die eigenen Anforderungen anzupassen. Dazu gehört die Sprachauswahl, ein möglicher Dateiupload sowie Sprachaufnahmen. Sollte kein anonymer Hinweis gewünscht sein, kann auch das hier eingestellt werden. Die Internetadresse bietet mehrere Varianten und wird einmalig zum Start angelegt.
Optionale Felder, welche die Bearbeitung erleichtern, können in den Einstellungen des Backends direkt ausgewählt und implementiert werden.
Sollten die vorgeschlagenen optionalen Felder nicht ausreichen, können nach den eigenen Anforderungen zusätzliche Fragen selbst angelegt werden.
Grundsätzlich werden die Benutzerrechte in den Backend-Einstellungen voreingestellt und dadurch sind schon die Zugriffsrechte geregelt. Zusätzlich können aber Hinweise auch noch individuell gesperrt werden. Auch nach den Themen und Schwerpunkten, so dass hier Aufgabenverteilungen einfach zu lösen sind.
Um Eskalationen durch verzögerte Bearbeitung vorzubeugen, ermöglichen die Einstellungen Vorkehrungen.
Themen und Schwerpunkte der Hinweise sind bereits umfangreich vorgegeben, lassen sich aber anpassen und auch problemlos erweitern.
Selbstverständlich lassen sich in den Backend-Einstellungen für das DSX-Hinweisgebermeldesystem alle Texte individuell in den jeweiligen Sprachen anpassen.
Logo, Farbe und E-Mail-Signatur lassen sich in den Einstellungen individuell auf Ihre Organisation anpassen.
Jährliche Zahlung
1000,- € pro Jahr
1/2-jährliche Zahlung
550,- € pro Halbjahr
1/4-jährliche Zahlung
290,- € pro 1/4-Jahr
1/12-jährliche Zahlung
100,- € pro Monat
Wie werden die gesetzlichen Vorgaben durch unser System umgesetzt?
Probleme in der Organisation werden vom Hinweisgeber wahrgenommen
Hinweisgeber teilt diese Probleme über das Hinweisgebersystem unserer Vertrauens-Ombudsperson mit (auch anonym möglich)
Erstprüfung der Meldung auf Grundlage der Hinweisgeberschutz-Richtlinien und Einbeziehung der geltenden Gesetze zu dem gemeldeten Problem durch die Ombudsperson
Anonymer Dialog mit dem Hinweisgeber durch die Ombudsperson um – falls notwendig – weitere Datengrundlagen für ein vollständiges Entscheidungskriterium zu erhalten. Der gesamte Dialog wird, wie gesetzlich vorgeschrieben, dokumentiert.
Information Ihrer Geschäftsleitung oder einer internen Ansprechstelle mit der anonymisierten Datengrundlage. Zur anschließenden Entscheidung einfach und verständlich durch die Klassifikation im Ampelsystem.
An dieser Stelle entscheiden Sie
Interne Lösung
Organisationsinterne Untersuchung, Entscheidung durch Geschäftsleitung.
Optional Unterstützung während des Prozesses durch Handlungsempfehlungen und anschließende Prüfung durch Ombudsmann auf Gesetzeskonformität.